1.Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è NOVACODE SRLS, con sede legale in Pozzuolo del Friuli - Via Percoto 36, 33050 (UD), P.IVA e C.F. 02879480305, PEC novacode@pec.it (di seguito il "Titolare").
Per ogni questione relativa al trattamento dei dati personali e per l'esercizio dei diritti di cui all'art. 10 è possibile contattare il Titolare all'indirizzo email info@civicflow.it.
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di cui all'art. 37 GDPR.
2.Ambito di applicazione
2.1 La presente informativa riguarda i trattamenti di dati personali effettuati da NOVACODE SRLS in qualità di Titolare in relazione a:
- la navigazione sul sito www.civicflow.it;
- le richieste di contatto, informazioni o demo inviate tramite i moduli del sito, via email o altri canali;
- la registrazione e gestione degli account degli utenti della piattaforma CivicFlow (dati anagrafici e di contatto degli utenti, credenziali, log di accesso);
- la gestione dei rapporti contrattuali e amministrativi con clienti e fornitori.
2.2 Dati trattati per conto degli enti clienti. I dati inseriti nella piattaforma CivicFlow dagli enti clienti nell'ambito della propria attività (ad esempio segnalazioni dei cittadini, pratiche, attività degli uffici) sono trattati da NOVACODE in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, per conto dell'ente cliente che ne è Titolare. Per tali trattamenti fanno fede le informative rese dall'ente Titolare e l'accordo sul trattamento dei dati (DPA) sottoscritto con ciascun cliente; la presente informativa non si applica a essi.
3.Tipologie di dati trattati
3.1 Dati di navigazione. I sistemi informatici e i software preposti al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli Internet: indirizzi IP, orario della richiesta, metodo e risorsa richiesta, dimensione della risposta, codice di stato, browser e sistema operativo. Si tratta di informazioni utilizzate al solo fine di garantire il corretto funzionamento e la sicurezza del sito e ricavarne statistiche anonime sull'uso.
3.2 Dati forniti volontariamente. L'invio di richieste tramite i moduli del sito (es. richiesta demo), via email o altri canali di contatto comporta l'acquisizione dei dati forniti dall'interessato: nome e cognome, ente o organizzazione di appartenenza, email, telefono e il contenuto della comunicazione.
3.3 Dati di registrazione alla piattaforma. La creazione di un account sulla piattaforma CivicFlow comporta il trattamento di: nome e cognome, indirizzo email, ente di appartenenza, credenziali di accesso (password conservata in forma cifrata), ruolo assegnato e log tecnici di accesso e utilizzo.
3.4 Il sito e i servizi non sono destinati alla raccolta di categorie particolari di dati (art. 9 GDPR); si invita a non inserirne nei moduli di contatto.
4.Finalità e basi giuridiche
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
- a) Funzionamento e sicurezza del sito (dati di navigazione) — base giuridica: legittimo interesse del Titolare a garantire il funzionamento e la sicurezza dei propri sistemi (art. 6.1.f GDPR);
- b) Riscontro a richieste di contatto, informazioni e demo — base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR);
- c) Registrazione e gestione degli account e fornitura del servizio — base giuridica: esecuzione del contratto di cui l'interessato è parte o dell'incarico conferito dall'ente di appartenenza (art. 6.1.b GDPR);
- d) Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali — base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR);
- e) Difesa dei diritti del Titolare in sede giudiziale o stragiudiziale — base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR);
- f) Comunicazioni commerciali su prodotti e servizi analoghi a clienti esistenti (soft spam, art. 130, c. 4, D.Lgs. 196/2003) — base giuridica: legittimo interesse, con possibilità di opposizione in ogni momento; ogni altra comunicazione promozionale avviene solo previo consenso (art. 6.1.a GDPR).
5.Natura del conferimento
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli del sito e nel modulo di registrazione è necessario per dare seguito alla richiesta o attivare l'account: il mancato conferimento comporta l'impossibilità di erogare quanto richiesto. Il conferimento dei dati per finalità promozionali soggette a consenso è sempre facoltativo e il rifiuto non produce alcuna conseguenza sull'erogazione dei servizi.
6.Modalità del trattamento
Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con l'adozione di misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui: cifratura delle comunicazioni (HTTPS), controllo degli accessi basato su ruoli, conservazione delle password in forma cifrata, backup periodici e registrazione delle attività rilevanti. Non è effettuata alcuna diffusione dei dati.
7.Periodo di conservazione
I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, e in particolare:
- dati di navigazione: per il tempo tecnico necessario alle finalità di sicurezza, di norma non oltre 12 mesi;
- richieste di contatto e demo: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, in caso di mancato seguito, di norma non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto;
- dati di account e contrattuali: per tutta la durata del rapporto e, dopo la sua cessazione, per i termini di conservazione previsti dalla legge (di norma 10 anni per i documenti amministrativo-contabili) o necessari alla difesa dei diritti del Titolare;
- dati trattati previo consenso: fino alla revoca del consenso.
Decorsi i termini, i dati sono cancellati o resi anonimi.
8.Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati a soggetti che trattano dati per conto del Titolare in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, tra cui: fornitori di servizi di hosting e infrastruttura cloud, fornitori di servizi email, consulenti amministrativi, fiscali e legali, e fornitori di servizi tecnici strettamente funzionali all'erogazione del servizio (ad esempio, ove attivate dall'ente cliente, le funzionalità di intelligenza artificiale erogate tramite provider terzi specializzati).
I dati possono inoltre essere conosciuti dal personale del Titolare, autorizzato e istruito al trattamento, e comunicati ad autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge. L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta all'indirizzo info@civicflow.it.
9.Trasferimenti extra-UE
I dati sono trattati di norma all'interno dell'Unione Europea. Qualora specifici servizi (ad esempio le funzionalità opzionali di intelligenza artificiale o strumenti di comunicazione) comportino il trasferimento di dati verso Paesi terzi, il trasferimento avviene nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o di clausole contrattuali standard (SCC), integrate ove necessario da misure supplementari.
10.Diritti dell'interessato
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR, l'interessato ha il diritto di:
- ottenere l'accesso ai propri dati personali e alle informazioni sul trattamento (art. 15);
- ottenere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti (art. 16);
- ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti (art. 17);
- ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti (art. 18);
- ricevere i dati in un formato strutturato e di uso comune (portabilità, art. 20);
- opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse e, in ogni caso, al trattamento per finalità di marketing diretto (art. 21);
- revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca (art. 7).
Le richieste possono essere inviate all'indirizzo email info@civicflow.it o alla PEC novacode@pec.it. Il Titolare fornisce riscontro entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi nei casi di particolare complessità.
11.Reclamo al Garante
L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi il GDPR ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 GDPR, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 GDPR).
12.Processi decisionali automatizzati
Il Titolare non effettua trattamenti che comportino processi decisionali interamente automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sugli interessati o che incidano in modo analogo significativamente sulle loro persone (art. 22 GDPR). Le eventuali elaborazioni di supporto generate dalle funzionalità di intelligenza artificiale della piattaforma hanno natura meramente indicativa e non decisionale.
13.Minori
Il sito e i servizi CivicFlow sono destinati a enti, organizzazioni e loro operatori e non sono rivolti a minori di 14 anni. Il Titolare non raccoglie consapevolmente dati personali di minori; qualora venissero acquisiti inavvertitamente, saranno cancellati tempestivamente.
14.Cookie
Il sito utilizza cookie tecnici e, previo consenso, strumenti statistici e di marketing. Le informazioni complete sulle tipologie di cookie utilizzate, sulle loro finalità e sulle modalità di gestione delle preferenze sono disponibili nella Cookie Policy.
15.Modifiche all'informativa
Il Titolare può aggiornare la presente informativa, anche a seguito di modifiche normative o dei servizi offerti. La versione aggiornata è sempre pubblicata all'indirizzo www.civicflow.it/privacy-policy.html con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Si invita a consultarla periodicamente.
